فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی دارای برتری هایی است  که قابل تصور همگان است و ما در این مقاله ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می کنیم پس با ما همراه شوید

*  گهداری فایل های دیجیتالی به نسبت خیلی ارزان تر از بایگانی فیزیکی پرونده ها است؛

زیرااول باید هزینه مربوط به خود قفسه ها را پرداخت کرد، پس از آن باید تعدادزیادی از پرونده ها را درقفسه ها مرتب کرد که برای این کار خود به کارکنانزیادی احتیاج است و همچنین داری هزینه های گزافی است. درثانی، شما نیاز بهمکانی مناسب برای نگهداری پرونده های فیزیکی بایگانی شده دارید که این فضابه نوبه ی خود دارای قیمتی است؛ و در نهایت، بیشترین هزینه ای که در اینراه درحال هدر رفتن است ، مقدار زمانی است که شما صرف پیدا کردن پرونده ایدر داخل قفسات می کنید. این می تواند بزرگترین ضربه اقتصادی به شمار بیاید.

* می خواهید مطمئن شوید که اطلاعات شما به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شود؟

حالاین اطلاعات هرچه باشد، می تواند یک عکس یا یک کار گروهی بر روی یک پروژهباشد. در صورت عدم سوئیچ از بایگانی فیزیکی به دیجیتالی، شما اشتراک گذاری وحفاظت از اطلاعات با ارزش را از دست خواهید.

*بایگانی دیجیتالی مستندات، زمان شما را برای جستجو به وسیله مدیریت آنلاین اسناد، آزاد می گذارد و این بسیار ارزشمند است.

اگر شما یک وکیل باشید و نیاز به پیدا کردن یک سند حقوقیخاصی در بایگانی خود باشید، واقعا به انگشت شست برای ورق زدن هزاران صفحهاحتیاج خواهید داشت؛ این کار بسیار خسته کننده خواهد بود، ولی با استفادهاز مدیریت دیجیتالی اسناد شما به سادگی می توانید یک کلمه کلیدی را بهسیستم داده و در عرض چند ثانیه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. حتی با پیشرفت تکنولوژی شما می توانید اطلاعات را درون سرور ایمن قرار دادهو حتی زمانی که در محل کار نیستید به راحتی از طریق موبایل یا سایر گجت هابه آن ها دسترسی داشته باشید.

* فایل های دیجیتال دارای ایمنی بالایی هستند.

مانگرانی برخی از مردم در مورد نگه داری اطلاعات خود، بصورت آنلاین را درکمی کنیم. این یک نگرانی درست و به جا است، اما اگر اقدامات احتیاطی ماننداستفاده از یک فایروال، شبکه های امن و رمز گذاری اطلاعات استفاده شود،امنیت این فایل ها را از فایل های فیزیکی خیلی خیلی بیشتر می کند. در هرصورت برای یک دزد، دزدیدن پرونده ی فیزیکی بسیار آسان تر از هک کردن و بازکردن رمز یک فایل است. همچنین پس از دیجیتال سازی، لازم نیست که در موردآتش سوزی، زلزله، و یا دیگر بلایای طبیعی که ممکن است امنیت پرونده های شمارا به خطر بیاندازد، نگران باشید.

* شرکت های تجاری برای انجام فعالیت خود در یک محیط جهانی، همیشه اسناد خود را بصورت دیجیتالی در تلفن همراه خود در دسترس دارند،

این یک امری ضروری برای انجام فعالیت های کاری آن ها است. مهم تر از آن دسترسی برخی همکاران به این اسناد جهت انجام پروژه های مشترک است که با اسکن و دیجیتال سازی این امر محقق می شود. امروزه کارکنان می توانند اسناد و مدارک را بصورت آنلاین در سایر دستگاه ها مانند، تلفن های همراه، لپ تاپ ها، تبلت ها و سایر گجت ها در دسترس دیگر همکاران خود قرار دهند تا با این کار به پیشرفت سازمان خود کمک کنند

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: